10 złotych zasad funkcjonalnego magazynowania

Magazynowanie, jako proces, dotyczy właściwie każdego przedsiębiorstwa zajmującego się produkcją czy sprzedażą. Jego charakter zależy od powierzchni, jaką można wykorzystać w celach magazynowych, rodzaju składowanych towarów oraz indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Istnieje jednak kilka uniwersalnych zasad magazynowania, które niezależnie od specyfiki produktów można zastosować z korzyścią w dowolnej wielkości magazynie. I właśnie te zasady zaprezentujemy Wam w poniższym artykule. Zapraszamy do lektury!

Istotne różnice w systemach magazynowania wynikają przede wszystkim z rodzaju przechowywanych towarów. Natomiast, niezależne od tego, są procesy i czynności, które na codzień należą do stałych zadań pracowników magazynów, takie jak:
– odbiór przesyłek i dostaw;
– rozmieszczanie i składowanie ładunków;
– ewidencjonowanie;
– transport wewnętrzny i magazynowy;
– kompletacja;
– przygotowanie i przekazywanie towarów do wysyłki, dalszego transportu.
Magazynowanie z definicji obejmuje powyższe działania operacyjne i manipulacyjne, co wynika z konieczności składowania wytworzonych dóbr materialnych pomiędzy czasem ich wytworzenia a czasem, gdy trafiają one do rąk użytkowników/konsumentów.
Jeśli interesują Cię zagadnienia związane z optymalizacją procesu magazynowania, zapraszamy do dalszej części, w której zaprezentujemy:

• jak wybrać najlepszą lokalizację magazynu;
• jak zadbać o wyposażenie;
• popularne i praktyczne systemy magazynowania;
• kilka uwag na temat dostosowania powierzchni składowania do rodzajów obsługiwanych ładunków;
• przypomnienie najważniejszych zasad BHP;
• rady dotyczące wyboru trafnych i przydatnych środków transportu wewnętrznego;
• informacje dotyczące uprawnień jakie powinni posiadać pracownicy magazynów;
• krótki opis tego, jak powinien wyglądać prawidłowo przebiegający proces magazynowania ładunków
  oraz kilka rad dotyczących indywidualnych rozwiązań dla magazynu.

1. Zadbaj o lokalizację magazynu

Absolutnie podstawowym zagadnieniem jest odpowiednie zaplanowanie lokalizacji magazynów. W tym przypadku należy uwzględnić odległość budynków od dostawców i odbiorców, a tym samym czas potrzebny na jej pokonanie, a nawet przewidywane utrudnienia w ruchu. Wszystkie te aspekty mogą mieć późniejszy wpływ na transport ładunków oraz ewentualne opóźnienia dostaw.
W przypadku magazynowania surowców, najlepszym rozwiązaniem jest rozmieszczenie magazynów w pobliżu przedsiębiorstw zajmujących się wydobyciem lub przetwórstwem. Natomiast jeśli składowanie dotyczy gotowych towarów, warto zadbać o dobre połączenie magazynów z zakładami produkcyjnymi i zapewnienie im możliwości dalszej sprawnej ekspedycji.
Biorąc pod uwagę lokalizację magazynu, należy zwrócić uwagę także na samo rozmieszczenie budynków (o ile jest ich kilka), zagospodarowanie terenu przymagazynowego (w tym np. placu, na którym odbywa się załadunek i rozładunek), a nawet nawierzchnię dróg transportowych prowadzących do magazynów. Każdy z tych elementów może wpłynąć korzystnie lub niekorzystnie na proces składowania i magazynowania – ułatwiając go lub sprawiając, iż zajmie więcej czasu.

2. Dobierz odpowiednie wyposażenie magazynu

Wyposażenie magazynu w głównej mierze opiera się na dwóch elementach:
– wielkości samego magazynu;
– rodzaju składowanych towarów.
Inaczej będzie wyglądało magazynowanie produktów sypkich, inaczej wielkogabarytowych czy delikatnych (np. wyrobów ze szkła). Bardzo ważne jest zwrócenie szczególnej uwagi m.in. o właściwe regały magazynowe, zbiorniki lub innego typu miejsca, które posłużą do składowania i przechowywania dostarczonych ładunków. Muszą one być dostosowane optymalnie w stosunku do typu magazynowanych ładunków.
Szczególną dbałość należy zachować w przypadku składowania (nawet krótkotrwałego) produktów spożywczych. Istotne jest dostosowanie temperatury oraz sprzętu, tak aby w pełni spełniał on swoją rolę, pozwalając zachować świeżość produktów. W tym celu konieczne może być np. wykupienie wielkogabarytowych chłodni czy inne tego typu rozwiązania.

3. Wykorzystaj powierzchnię magazynową w pełni

Bez względu na to czy powierzchnia przeznaczona na magazyn jest wynajęta czy też własnościowa, warto zadbać o jej jak najlepsze wykorzystanie. Organizacja powierzchni magazynowej może odbywać się w układzie blokowym lub rzędowym.
Układ blokowy polega na swobodnym układaniu ładunków przy konieczności każdorazowego przesuwania towarów, w przypadku próby pobrania przedmiotów znajdujących się w głębi regału. Minusem tego typu rozwiązania jest utrudniony dostęp do części produktów i możliwość wystąpienia problemów z prawidłową rotacją towarów.
Układ rzędowy, jak sama nazwa wskazuje, opiera się na magazynowaniu ładunków w rzędach, co z jednej strony ułatwia swobodny dostęp do każdego towaru, jednak utrudnia nieco poruszanie się, przez powstanie licznych dróg transportowych. Ten typ układu sprawdza się głównie w przypadku dużych hal magazynowych oraz wielkogabarytowych ładunków.
W tym miejscu warto wspomnieć o tym, iż powierzchnia magazynowa to nie tylko optymalny układ regałów, ale także właściwe dostosowanie szerokości dróg transportowych, o czym więcej dowiecie się przechodząc do artykułu “Organizacja transportu wewnętrznego – zobacz czy robisz to dobrze!”.

4. Wybierz schemat rozmieszczania ładunków

W procesie magazynowania ważny jest również sposób w jaki towary będą rozmieszczane. Chodzi tu głównie o to, czy będą miały one swoje stałe miejsca składowania (co jest najlepszym rozwiązaniem logistycznym), czy ładunki będą magazynowane np. zgodnie z kolejnością dostaw, bez względu na ich rodzaj i typ. Inną dostępną opcję stanowi rozmieszczanie dostaw nowych towarów, uwzględniając przy tym, jako czynnik decydujący, ich rotację. W tym przypadku przedmioty częściej pobierane umieszczane są w bliższym i łatwiej dostępnym miejscu, natomiast te, na które zapotrzebowanie nie jest tak duże – w bardziej odległej lub trudniej dostępnej części magazynu.

5. Pamiętaj o zasadach BHP

W każdym przedsiębiorstwie bardzo istotne jest zadbanie o przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Służyć temu powinny nie tylko prawidłowo wyznaczone drogi przejazdu środków transportu, czy wprowadzone stosowne oznaczenia na terenie magazynu, ale także szereg czynności związanych bezpośrednio ze składowaniem.
Konieczne jest stosowanie właściwej techniki magazynowania różnego typu produktów, wykorzystywania urządzeń i pojazdów tylko i wyłącznie zgodnie z ich zastosowaniem oraz rozmieszczanie towarów według masy (cięższe ładunki na dole, wyższe u góry).
Należy także zadbać o zabezpieczenie wszelkich ładunków przed ewentualnym niekorzystnym oddziaływaniem różnych produktów (może tu być mowa o przenikaniu zapachu, lub innych właściwości chemicznych). Równie ważne jest utrzymanie wysokiej higieny w pomieszczeniach magazynowych oraz stosowne zabezpieczenie towaru przed szkodnikami, mogącymi narazić przedsiębiorstwo zarówno na straty finansowe, jak i utratę zaufania oraz wizerunku firmy.

6. Zainwestuj w odpowiednie środki transportu

Transport wewnętrzny stanowi nieodzowną część procesu magazynowania, dlatego tak ważny jest dobór odpowiednich pojazdów, które na co dzień mają w nim uczestniczyć. W zależności od układu magazynu i stopnia skomplikowania prac, najczęściej wybieranymi urządzeniami magazynowymi są:
– wózki paletowe elektryczne;
– wózki widłowe elektryczne;
– wózki wysokiego składowania.
Każdy z tych typów pojazdów sprawdza się podczas nieco innego typu prac. Wózki paletowe służą głównie w przypadku lekkich prac oraz transportu poziomego. Widlaki elektryczne idealnie nadają się do wykonywania cięższych i bardziej skomplikowanych operacji transportowych. Natomiast jeśli chodzi o magazynowanie towarów na wysokich regałach, niezawodne są wózki wysokiego składowania.

7. Zatrudniaj wykwalifikowanych pracowników

Dbałość o magazynowanie oraz transport wewnętrzny to także zatrudnianie wykwalifikowanych i przeszkolonych pracowników. Pracownicy, którzy odbyli stosowne szkolenia i kursy są inwestycją w przyszłość przedsiębiorstwa, które ma szanse na rozwój dzięki szybkiej, a zarazem wydajnej pracy. Jeśli chcesz zatrudnić osobę na stanowisko operatora wózka widłowego, zapoznaj się z artykułem: “Czego możesz wymagać od operatora wózka widłowego? Sprawdź!”.
Innym rozwiązaniem jest zapewnienie dodatkowych szkoleń pracownikom, którzy są już zatrudnieni w firmie. Dzięki temu nie tylko zyskuje się przeszkolonych operatorów czy konserwatorów, ale także podnosi morale i poziom zadowolenia z pracy.

8. Zapoznaj się z przebiegiem procesu magazynowania

Aby móc prawidłowo wykonywać jakąś pracę, należy mieć wzorzec. Zatem, aby poprawnie wykonywać zadania związane z magazynowaniem towarów warto zapoznać się z poprawnym przebiegiem procesu magazynowania, który obejmuje 4 fazy:
– przyjęcie towaru
– składowanie
– kompletację
– wydawanie towaru.
W każdej z tych faz wyróżnia się szereg podstawowych czynności, które powinny zostać wykonane zgodnie z obowiązującymi zasadami i procedurami. Poniżej zaprezentujemy po krótce, jak powinna przebiegać każda z kolejnych faz:
a) Przyjmowanie towaru
Wyróżnić można dwa rodzaje przyjęcia towarów – przyjęcie wewnętrzne (w ramach jednego zakładu pracy) oraz przyjęcie zewnętrzne (od dostawców spoza firmy).
Pierwszym etapem działań powinna być weryfikacja dokumentów, a następnie rozładunek. Po rozładowaniu należy sprawdzić stan fizyczny przesyłki – jej ewentualne uszkodzenia czy braki. Po odebraniu towar powinien zostać posortowany i przygotowany do magazynowania.
b) Składowanie
Polega na rozmieszczaniu na powierzchni magazynowej towarów według wybranego schematu składowania. Po odebraniu ładunku ze strefy przyjęć, należy umieścić go w miejscu do tego przeznaczonym, zwracając szczególną uwagę na wymagania dotyczące przechowywania (np. temperaturę otoczenia). W tej fazie wyróżnia się składowanie długoterminowe oraz krótkoterminowe.
c) Kompletacja
Kompletowanie zamówień to innymi słowy – przygotowanie odpowiedniej ilości towarów, według zamówienia odbiorcy, które zostaną przeznaczone do dalszego transportu. Czynności wchodzące w skład tego procesu to odbiór ładunku ze strefy magazynowania, skompletowanie i przygotowanie zamówienia oraz spakowanie towaru.
d) Wydawanie
Jest to ostatni etap procesu magazynowania. W jego trakcie poddaje się weryfikacji przygotowany do wysyłki towar – sprawdza oznaczenia i kompletność ładunku. Po weryfikacji może on zostać załadowany i przekazany do dalszego transportu.
Zaprezentowany powyżej przebieg wszystkich faz magazynowania może różnić się nieco w konkretnych zakładach pracy. Dla ułatwienia pracy warto jednak pamiętać o zachowaniu odpowiedniej kolejności i wszystkich niezbędnych procedur bezpieczeństwa.

9. Wybierz sposób załadunku

Jednym z ważnych elementów całego systemu magazynowania jest czynność rozładunku oraz załadunku towarów, która zarówno rozpoczyna, jak i kończy ten proces. Do jej wykonywania służą do niej doki przeładunkowe. Istnieją dwa popularne rodzaje doków:
– rampowy, który umożliwia automatyczne dostosowanie się do wysokości naczepy;
– zerowy, który pozwala na załadunek bokiem lub tyłem bez konieczności wjazdu na naczępę pojazdu dostawczego.
Od tego gdzie znajdują się doki, zależy to, z jakim magazynem mamy do czynienia. Wyróżnia się:

• magazyny przepływowe – gdzie doki rozładunkowe znajdują się równolegle do doków załadunkowych, po dwóch stronach budynku;
• magazyny zakręcające – gdzie doki rozładunkowe rozmieszczone są prostopadle do doków rozładunkowych;
• magazyny z ruchem obrotowym – w których wejście i wyjście znajduje się w jednym i tym samym miejscu.

10. Pomyśl o alternatywie do magazynowania

Nie w każdym przypadku składowanie towaru jest optymalnym rozwiązaniem.. Znacznie częściej bardziej opłaca się pominięcie etapu magazynowania ładunków i bezpośrednie przekazanie je do dalszego transportu. Taki system określa się mianem cross-docking.
Kiedy warto wykorzystać cross-docking?
– kiedy przyjęty towar, dzieli się na mniejsze partie i przekazuje dalej do wielu klientów;
– kiedy odbiorcy zależy na szybkim czasie uzyskania przesyłki;
– gdy dysponuje się niewielką powierzchnią magazynową;
– w transporcie towarów o krótkim terminie ważności (np. produktów spożywczych).
Aby system cross-docking odniósł sukces, konieczne jest zintegrowanie dostaw oraz właściwa synchronizacja na każdym z etapów pracy.

Podsumowanie

W powyższym artykule zaprezentowaliśmy Wam 10 najważniejszych zasad poprawnego funkcjonowania magazynu. Mamy nadzieję, że dzięki nim, Wasze magazyny będą przykładami sprawnej, zsynchronizowanej pracy, przejrzystego systemu składowania i bezpiecznego działania na każdym z etapów magazynowania.